Virtuelle Events organisieren: Ratgeber für die Praxis

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, virtuelle Events zu organisieren. Ob Veranstaltungen für Beschäftigte, Fachtagungen, Kundenevents oder Kongresse – mehr und mehr wird diese Form von Veranstaltungen als Online Event oder so genanntes hybrides Event organisiert. Unternehmen müssen dabei umdenken. Online Events zu organisieren folgt anderen Grundsätzen als die Planung physischer Veranstaltungen. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, welche Planung erforderlich ist und wie Sie möglichst erfolgreich Online Events organisieren.

Webmeetings haben sich als Form der Kommunikation inzwischen durchgesetzt. Menschen aus aller Welt können über Anbieter wie WebEx, GoToMeeting oder Zoom miteinander kommunizieren.

Inzwischen nehmen so viele Menschen an Webmeetings teil, dass Sie für erfolgreiche Onlineveranstaltung mehr bieten müssen als nur die Online-Kommunikation von Teilnehmenden. Im schlimmsten Fall sitzen diese schlecht ausgeleuchtet und manchmal sogar schwer verständlich vor Bücherregalen.

Wenn Sie ein Online Event organisieren, müssen Sie eher die Grundsätze erfolgreicher TV-Produktionen beachten.

Keynote Speaker Dr. Jens-Uwe Meyer hält seine Vorträge für virtuelle Events aus einem eigenen virtuellen TV-Studio. Die Vorträge werden individuell auf das Unternehmen angepasst und durch zahlreiche Animationen sowie produzierte Grafiken unterstützt.

Bei einem virtuellen Event müssen Sie sich viel stärker mit der Frage auseinandersetzen, welches Ziel Sie verfolgen wollen und was der Mehrwert sein soll. Sie haben weniger Zeit, um Ihre Botschaften zu transportieren. Gleichzeitig haben Sie aber auch die Möglichkeit, durch eingeblendete interaktive Grafiken, kurze produzierte Filme oder Gesprächsrunden ein visuelles Erlebnis zu bieten, das besser ist als ein klassisches Event. Hier sind die wichtigsten sieben Schritte bei der Vorbereitung:

Überlegen Sie sich, was die zentrale Botschaft ist, die bei den Zuschauern und Zuschauerinnen hängen bleiben soll.

Überlegen Sie, welche Länge Ihr Event haben soll: 30 Minuten bis 2 Stunden sind Richtwerte. Klassische ein- oder zweitägige Veranstaltungen werden von Teilnehmern und Teilnehmerinnen häufig als sehr lang empfunden.

Überlegen Sie, ob Sie ein einzelnes Online Event oder eine Serie planen möchten. Digitale Events bieten die Möglichkeit, statt einer einzigen Veranstaltung, die länger dauert, eine Serie von Veranstaltungen durchzuführen.

Überlegen Sie, welche Bilder Sie Teilnehmern und Teilnehmerinnen präsentieren wollen. Bei Online Events geht es stärker als bei Präsenzveranstaltungen vor allem auch um das visuelle Erlebnis. Sie können Kommunikationsziele viel besser in Bilder, Videos oder Animationen darstellen, als Sie dies auf Präsenzveranstaltungen können.

Straffen Sie ihren Zeitplan! Die Redezeiten von Referenten sind online in der Regel deutlich kürzer als auf Präsenzveranstaltungen. Wenn Sie beispielsweise ein 45minütiges Online Events organisieren, können Sie Moderation, Begrüßung, drei Vorträge und eine Diskussion problemlos einbinden.

Bei der Organisation eines virtuellen Events sollten Sie einen straffen Zeitplan wählen und diesen einhalten.

• Wichtig ist, dass ein Moderator oder eine Moderatorin durch das Event führt und darauf achtet, dass Redner und Rednerinnen ihr Zeitlimit einhalten.
• Achten Sie während der Veranstaltung darauf, dass Sie eine Person damit betraut haben, Teilnehmer und Teilnehmerinnen bei technischen Schwierigkeiten zu betreuen.

In den meisten Programmen für Webmeetings und -konferenzen steht Ihnen ein Chat zur Verfügung. Diesen sollten Sie sie durch eine eigene Person besetzen lassen. Diese Person im Chat betreut auch die Fragen und gibt Antworten, speziell wenn diese aus Zeitgründen nicht im Online Events gegeben werden können.

Nicht zuletzt ist es wichtig, die Mikrofone aller Teilnehmer*innen an- und auszuschalten, damit es Ihnen nicht passiert, dass plötzlich unangenehme Nebengeräusche die Konferenz stören.

Wenn Sie die Ratschläge und Tipps aus diesem Artikel berücksichtigen, werden Sie feststellen, dass Ihr Online Event kein zweitklassiger Ersatz für eine Live Veranstaltung ist. Im Gegenteil: Online Events haben einen ganz eigenen Charakter. Wenn Sie bei der Vorbereitung eines Online Events – wie in diesem Artikel beschrieben – vor allem darauf achten, visuelle Erlebnisse für Ihr Publikum zu schaffen und einen Spannungsbogen aufzubauen, werden Sie von Teilnehmern und Teilnehmerinnen schnell das Feedback erhalten:

„Gerne wieder! Teilweise sogar besser als die Live Veranstaltung.“

Wenn Sie die Tipps aus diesem Artikel beachten, werden Sie mühelos ein Online Event organisieren.