Was ist ein hybrides Event? Alles, was Sie über die Planung wissen müssen

Ein hybrides Event ist eine Mischung aus einer Präsenzveranstaltung und einem Online Event. Dabei gilt es, gleichermaßen auf die Bedürfnisse der Anwesenden vor Ort, wie auch auf die des Publikums an Rechnern oder auf mobilen Endgeräten zu achten. Dies erfordert besondere Ansprüche an die Planung, die Produktion und die Durchführung eines hybriden Events. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, wenn Sie ein solches Veranstaltungsformat planen.

Besondere Anforderungen eines hybriden Events

Bei der Planung und Durchführung eines hybriden Events gilt es, den Ansprüchen und Erwartungen von zwei verschiedenen Zielgruppen gerecht zu werden.

Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor Ort möchten hochkarätige Redner und Keynote Speaker live erleben. Sie suchen eine Möglichkeit zum Networking und wollen sich in interaktiven Workshops einbringen.
Virtuelle Teilnehmer und Teilnehmerinnen haben dieses Live Erlebnis nicht. Die visuellen Reize die sie aufnehmen, sind auf den Inhalt des Monitors beschränkt, den sie sehen. Auch ihre Aufnahmespanne ist deutlich kürzer. Während ein 45minütiger Impulsvortrag live als kurz empfunden wird, ist ein 45-minütiger Online-Vortrag ohne weitere visuelle Reize eher lang.

Eine hybride Konferenz vorzubereiten bedeutet deshalb zunächst einmal, sich auf die unterschiedlichen Bedürfnisse dieser beiden Zielgruppen einzulassen. So gilt es beispielsweise, einen Online-Vortrag so zu planen, dass dieser z.B. durch unterschiedliche Kameraeinstellungen und visuelle Effekte für Zuschauer und Zuschauerinnen online genauso attraktiv wird, wie für das Publikum vor Ort.

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Wichtig! Denken Sie über die primäre Zielgruppe Ihres hybriden Events nach!

Bei der Vorbereitung eines hybriden Events gilt es im ersten Schritt herauszufinden, welche Zielgruppe des Events wichtiger ist.

Das Publikum vor Ort ist wichtiger

Sie bereiten Ihre Konferenz in gewohnter Art und Weise vor, buchen beispielsweise Vortragsredner unter dem Aspekt der Livepräsenz. Sie stellen eine Kamera auf, die die Konferenz live überträgt. Bei der Planung orientieren Sie sich an den Erfahrungen, die Sie bei der Durchführung solcher Events gesammelt haben.

Das Onlinepublikum ist wichtiger

Sie sind jetzt in der gleichen Situation wie es z.B. ein Livepublikum beim Fernsehen ist. Das Publikum ist vorhanden, das eigentliche Event wird jedoch für Zuschauerinnen und Zuschauer produziert. Solche Events sind in der Regel kürzer, häufig nicht länger als zwei Stunden. Bei der Vorbereitung eines solchen hybriden Events konzentrieren Sie sich darauf, visuelle Erlebnisse für das Onlinepublikum zu schaffen. Eine Kamera, die stundenlang Referenten und Referentinnen abfilmt, ist hier deutlich zu wenig. Sie berücksichtigen bei der Planung, dass Sie viele unterschiedliche Elemente (Online Keynotes, Diskussionen, eingespielte Bilder und Filme, Interaktion mit dem Publikum vor Ort, Interaktion mit dem virtuellen Publikum) benötigen. Je besser Sie den Spannungsfaden planen, desto erfolgreicher wird Ihre Veranstaltung.

Das Publikum vor Ort und das Publikum online sind gleichermaßen wichtig

In diesem Fall ist es sinnvoll, zwei unterschiedliche Erlebnisse des gleichen Events zu planen. Bei der Auswahl der Technik ist es unerlässlich, mit mehreren Kameras und Einstellungen zu arbeiten. Zusätzlich ist es sinnvoll, beispielsweise „Backstage Reports“ oder Interaktionen mit dem Onlinepublikum während der Pausen zu planen. So können Sie beispielsweise gleichzeitig ein Networking Event vor Ort und ein virtuelles Networking Event in den Pausen planen.

Je mehr Sie sich am Anfang über die Ziele und Ihre Zielgruppe Gedanken machen, desto besser wird Ihre hybride Konferenz später aufgenommen werden.

Keynote Speaker Dr. Jens-Uwe Meyer hält im Rahmen hybrider Konferenzen Vorträge und Keynotes, die häufig von professionellen Kamerateams begleitet werden. Die Keynotes werden später zusammengeschnitten oder als Onlinevortrag während des Events gestreamt. Seine jahrelange TV-Erfahrung macht es Dr. Jens-Uwe Meyer möglich, sich auf die Anforderungen der unterschiedlichen Zielgruppen einzustellen.

Im Video sehen Sie Ausschnitte aus einem hybriden Event, auf dem Dr. Jens-Uwe Meyer als Keynote Speaker zur Digitalisierung oder Gastredner gebucht war. Das Event wurde live gestreamt und später als Zusammenschnitt dem Publikum zur Verfügung gestellt.

Vorbereitung eines hybriden Events: Die Checkliste

Die nachfolgende Checkliste macht es Ihnen einfach, ein hybrides Event vorzubereiten und durchzuführen. Wichtig ist nicht nur die Technik, sondern auch die inhaltliche und zeitliche Planung, damit Sie den Ansprüchen der unterschiedlichen Zielgruppen gerecht werden.

Planen Sie kurze aufeinander folgende Themenblöcke ein: Entwickeln Sie eine Dramaturgie, bei der sich im Abstand von 10 bis 15 Minuten die Vorträge und die anderen Elemente abwechseln.

Schaffen Sie unterschiedliche Elemente! Planen Sie beispielweise einen Motivationsredner 20 Minuten am Stück ein, schaffen Sie anschließend Interaktionen mit dem Publikum vor Ort und dem Publikum online, z.B. durch Fragen.

Nutzen Sie verschiedene Kameraperspektiven: Zeigen Sie Vorträge mal aus einer Gesamtperspektive, mal aus der Nähe. Überlegen Sie, ob Sie Reaktionen des Publikums einfangen oder mit einer weiteren Kamera Fragen aus dem Publikum übertragen können. Dies erfordert eine Ablaufregie im Hintergrund. Moderne Computertechnik macht das inzwischen jedoch einfacher, als es vor Jahren war.

Produzieren Sie visuelle Erlebnisse für das Onlinepublikum. Ob kleine Filme, kurze Erklärvideos oder interessante Grafiken. Visuelle Elemente sorgen dafür, dass Ihr Publikum online ein besonderes Erlebnis hat.

Die Durchführung eines hybriden Events muss dabei nicht aufwendig sein. Moderne Computertechnologie liefert Programme wie die Open Broadcaster Software, mit der Sie unterschiedliche Videoquellen ansteuern können. Unerlässlich ist jedoch eine gute Internetverbindung, damit Ihre Inhalte in entsprechender Qualität beim Publikum weltweit ankommen.

Den Online Vortrag von Dr. Jens-Uwe Meyer können Sie für Ihre hybriden Events inklusive der Übertragungstechnik vor Ort buchen. Zusammen mit der Referentenagentur Athenas unterstützt Sie Dr. Jens-Uwe Meyer dabei, Ihr Online Event thematisch zu planen und durchzuführen. Damit Ihr hybrides Event ein voller Erfolg wird.

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