Was sind virtuelle Tagungen?

Virtuelle Tagungen werden als Veranstaltungsform immer beliebter. Virtuelle Events und Online Keynotes ersetzen oder ergänzen physische Veranstaltungen. Zum Teil werden virtuelle Tagungen auch als sogenannte hybride Events organisiert. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie virtuelle Tagungen erfolgreich planen und durchführen.

Virtuelle Tagungen haben einen anderen Aufbau als physische Veranstaltungen. In der Regel sind sie kürzer, möglicherweise finden sie sogar mehrfach statt. Wie auf einer physischen Veranstaltung gibt es auf virtuellen Tagungen Impulsvorträge von Rednern und Rednerinnen oder einem Keynote Speaker, jedoch in Form eines Online Vortrags oder einer Online Keynote. Die einzelnen Vorträge sind jedoch kürzer als auf physischen Veranstaltungen. Bei der Planung müssen Sie deshalb berücksichtigen, dass Sie den Zeitplan entsprechend straffen und die Länge der einzelnen Beiträge begrenzen.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Virtuelle Tagungen brauchen andere visuelle Reize als physische Veranstaltungen. Sie sind mehr mit einer komplexen TV-Produktion als mit einem klassischen Event vergleichbar.

Keynote Speaker Dr. Jens-Uwe Meyer nutzt für seine Keynotes zur Digitalisierung, Führung und Innovation ein eigenes virtuelles TV-Studio. Mit Hilfe von digitalen Technologien und Animationen entsteht ein visuelles Erlebnis für die Teilnehmer und Teilnehmerinnen.

Die Teilnahme an virtuellen Tagungen ist für Teilnehmer und Teilnehmerinnen mit einer technischen Hürde verbunden: Sie müssen in der Regel das entsprechende Programm bei sich installiert haben oder zumindest den Zugangslink kennen. Erfahrungsgemäß gibt es bei zehn bis zwanzig Prozent der Teilnehmer und Teilnehmerinnen technische Schwierigkeiten. Stellen Sie deshalb unbedingt einen Ansprechpartner oder eine -partnerin am Tag des virtuellen Events sicher.

Machen Sie zudem kurz vor der virtuellen Tagungen Teilnehmer und Teilnehmerinnen noch einmal neugierig. Ansonsten kann es sein, dass diese den Termin schlichtweg übersehen.

Virtuelle Tagungen erfordern ein konsequenteres Zeitmanagement als physische Veranstaltungen. Weil Teilnehmer und Teilnehmerinnen häufig vorher oder nachher Termine haben, ist es nicht so leicht, einfach zu überziehen. Achten Sie von daher auf ein konsequentes Zeitmanagement. Falls einzelne Beiträge zu lange dauern, schalten Sie sich ein. Bitten Sie die Redner oder die Rednerinnen höflich, zum Ende zu kommen.

Das Zeitmanagement ist bei virtuellen Tagungen ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Die Herausforderungen wurden in diesem Artikel beschrieben. Virtuelle Tagungen bieten dennoch große Vorteile. So können Sie Teilnehmer und Teilnehmerinnen auf der ganzen Welt erreichen, Sie sparen Reisekosten und können Ihr Zielpublikum häufiger kontaktieren. Zudem können Sie Aufzeichnungen zur Verfügung stellen, sodass Teilnehmer und Teilnehmerinnen einzelne Beiträge im Nachhinein ansehen können.

Virtuelle Tagungen werden physische Events in Zukunft nicht ersetzen, sondern ergänzen. Anstatt beispielsweise vier physische Tagungen im Jahr durchzuführen, werden es in Zukunft in diesem Beispiel eher zwei physische Tagungen und vier bis acht virtuelle Tagungen im Jahr sein. Virtuelle Tagungen bieten damit die Chance, ein Zielpublikum häufiger anzusprechen und einzubinden, als sie es mit ausschließlich physischen Veranstaltungsformaten schaffen.